「詳しい人がやるしかない」現実

多くの中小企業や現場で起こっているのが、パソコンやネットワークなどのトラブルが起きた際、“なんとなく詳しい人”が非公式に担当になってしまっているという問題。

この“詳しい人”は、大抵本来の業務を抱えている方です。たとえば営業アシスタントの方や事務の方が、「Excelが得意だから」「ネットワークにちょっと詳しいから」という理由で、社内のIT業務を“いつの間にか”一手に引き受ける構図ができあがってしまいます。

結果どうなるかというと：

• 「プリンタがつながらない」と呼び出される
• 「新入社員のPC設定お願い！」と依頼される
• 「Wi-Fiがつながらない」と席を立たされる

こうした依頼が月に10回、20回と続けば、本来の業務に支障が出るのは当然です。

所沢市・建築系企業での実例

実際に、所沢市にあるある建築系企業さまでも、営業事務の方が社内の“何でもIT担当”としてパソコンの初期設定から、ソフトウェアのインストール、トラブル対応までを引き受けていました。

しかし本来の業務である「見積作成」や「取引先との調整」が後回しになり、残業時間が増加。「本当は自分の仕事だけでも手一杯なのに…」というストレスを日々抱えるようになっていました。

いなかん導入後に起きた変化

当社いなかんが提供するヘルプデスク アウトソーシングを導入いただいたことで、次のような体制が整いました：

• 新入社員のPCセットアップは、リモートでいなかんが対応
• 「ネットにつながらない」といった質問は、社員が直接いなかん窓口へ連絡
• 日常のトラブルはSlackで一括管理し、履歴が残る安心体制へ

結果として、事務員さんの残業時間は月10時間減少。本来の仕事に集中できる環境が整い、上司からも「段取りが早くなった」と高く評価されたとのことです。

社内に詳しい人がいても“依存しない体制”へ

「詳しい人がいるから大丈夫」は、実は最大の落とし穴。

その人が休む、辞める、忙しくなる…それだけで全社のIT対応が止まってしまうのは、大きなリスクです。

いなかんでは、業務マニュアル化・役割分散・可視化支援も行い、属人化を防ぐしくみづくりもサポートしています。

次回は【あるある② 印刷できない！ネットが切れる！のオンパレード】をご紹介します。

急に印刷できなくなった…その時間、何分ロスしてますか？

「今すぐ請求書を印刷して取引先へ提出しなきゃ！」
…そんな時に限って、プリンタのエラー表示。

・紙詰まり？
・ドライバが反応しない？
・接続先プリンタが変わってる？

こうしたトラブル、実は対応に10分〜30分かかることも少なくありません。そして、そのたびに周囲の社員も手を止め、誰かが呼ばれ、社内の空気が“ざわざわ”してしまうのです。

Wi-Fiトラブルで全社が止まる危険

川越市のある小売業企業では、社内のWi-Fiが不安定で、1日数回ネット接続が途切れる状況が続いていました。

・受発注のクラウドシステムに入れない
・勤怠管理システムが途中で止まる
・在庫データの共有が遅延

1回あたりの復旧には約15分。それが月20回以上発生し、1人あたり累積で5時間近いロスが発生していたのです。

いなかんが行った“社内インフラの見える化”支援

当社いなかんでは、次のような対応を実施しました：

• 各PC・プリンタ・ルーターの構成図を作成し、誰が見てもわかるように
• Wi-Fiの使用帯域と干渉状況を分析、最適なチャネルに再設定
• 社内のヘルプデスク問い合わせ窓口を1本化し、Slackで管理

その結果、月間トラブル回数は60％減、復旧時間は半減。社員からは「いちいち呼ばれなくなって仕事に集中できる」との声も多数寄せられました。

“誰に聞けばいいかわからない”の終わらせ方

「社内で誰がWi-Fiのことをわかってる？」「プリンタって何を確認すればいいの？」
そんな状態が当たり前になっていませんか？

いなかんでは、誰でもアクセスできる“トラブル対応Q&Aリスト”や、遠隔サポートの仕組みを使って、社員一人ひとりがITに強くなれる環境づくりを支援します。

次回は【あるある③ リモートワークの準備が終わらない！】をお届けします。

どこまでが“会社の対応範囲”かわからない

さいたま市の士業事務所では、従業員の在宅勤務を進めるにあたり、「自宅のWi-FiでOKなの？」「USBメモリでデータ持ち出してもいい？」といった細かい疑問が噴出。

管理側も明確なガイドラインを持っておらず、社員の誰かが調べたり、都度手探りで対応したり…。
その結果、「Zoomの音が出ない」「VPN接続が切れる」「ファイルが見つからない」といったトラブルで業務が止まってしまうことが多発していました。

「社内SE」がいない中小企業の限界

リモートワーク導入には、IT・セキュリティ・ソフト設定などの専門的な知識が求められます。
しかし、中小企業ではこうした人材がいない・もしくは兼任している状態がほとんど。

ある意味では、「よくここまで現場で頑張っていた」と称賛すべきレベルなのですが、それが“なんとかなる”で済まされてしまっている状態が危険なのです。

いなかんが構築した「簡易セキュア環境」

当社がサポートに入った際、まず行ったのは次の3つの施策です：

• VPN不要でも安全に社内共有ができるクラウド環境の提案
• 在宅勤務ルールのひな形と社員向けガイドの整備
• 音声・カメラトラブルの即時リモートサポート窓口の設置

その結果、在宅勤務時のトラブル問い合わせは2週間で8割減。社内の運用ルールが明文化され、全員が同じ認識でITツールを扱えるようになったとのことです。

「Zoomがつながらない」で20分ロス…その積み重ねがもったいない！

ビデオ会議ツールが一般化した今、「つながらない」「音が出ない」「映らない」は日常的なトラブル。
ですがそれを毎回、非IT担当の社員が頑張って調べて…は非効率の極みです。

いなかんのヘルプデスク アウトソーシングでは、「会議前に一瞬チェックしたい」「1件だけ確認したい」といった“ちょろっと聞きたい”にも対応可能な体制を整えています。

次回は【あるある④ 突然の退職で社内がパニック】をお届けします。

担当者1人にIT業務が集中していた現実

所沢市のある製造業では、パソコンの初期設定・プリンタ管理・ソフトのアップデート、クラウド管理まで、すべてを1人のベテラン事務員が担っていました。

社内では「〇〇さんに聞けばなんでも分かる」と言われ、頼られる存在だったのですが…
ある日、その方が家庭の都合で急きょ退職することに。

後任もおらず、引き継ぎの時間も少ないまま、社内の「ITを知っている人」がゼロになるという危機が訪れました。

いなかんの導入が「可視化」と「安心」を生んだ

ご相談を受けた当社いなかんは、まず以下の3つを短期間で実施しました：

• 社内のPC・プリンタ・ネットワーク構成をすべて洗い出し、図にまとめてマニュアル化
• 利用しているクラウドサービスの管理権限やログイン情報を整理し、安全に引き継ぎ
• リモートサポート窓口を設置し、「困ったらすぐ聞ける体制」を整備

これにより、退職後も業務に支障が出ることなくスムーズに引き継ぎが行え、現場スタッフからは「こんなに安心できると思わなかった」との声が多数届きました。

“ブラックボックス化”を防ぐのがアウトソーシングの価値

「〇〇さんしか分からない」「その人にしかできない」
これは、業務上の“属人化”と呼ばれ、企業にとって大きなリスクです。

ヘルプデスク アウトソーシングを導入することで、社内情報を誰でもアクセスできる形で整えることが可能になり、業務の持続性と成長性が高まります。

次回は【あるある⑤ 問い合わせが誰に届いてるか曖昧】をお届けします。